Die Notwendigkeit des Home Offices aufgrund der Corona-Pandemie, der Lebensstil der digitalen Nomaden und die steigende internationale Zusammenarbeit – für die stark wachsende digitale Kommunikation am Arbeitsplatz gibt es viele gute Gründe. Auch die Technologien für Online-Zusammenarbeit und effiziente Workflows aus der Ferne werden immer besser. Nutzen auch Sie digitale Kommunikation am Arbeitsplatz optimal und verbessern Sie sowohl Arbeitsbedingungen als auch Ergebnisse in Ihrem Unternehmen. Swiss Smart Media zeigt Ihnen wie.
Von der Snail Mail zur Kommunikation rund um die Uhr – und wieder zurück
Seitdem Dokumente, Briefe und Verträge mit der Post versendet wurden, sind Jahrzehnte vergangen. Die uralten Kommunikationswege in der Geschäftswelt kommen uns langsam, umständlich und unflexibel vor. Heute gilt selbst der Austausch per E-Mail – einst eine kolossale Innovation innerhalb der Konversation – als altmodisch. Es geht immer noch etwas schneller. Digitale Kommunikation ist zum neuen Standard geworden. Mit ihrer Hilfe lassen sich Daten, Nachrichten, (digitale) Schriftstücke und Berechnungen in Echtzeit übermitteln und sofort diskutieren. Mit den technischen Möglichkeiten wachsen auch die Erwartungen an Kollegen, Geschäftspartner und Führungskräfte. Denn internet-basierte Kommunikation ist dank E-Mail, Nachrichten- und Chatdiensten, Kollaborationsplattformen, Netzwerken und Co. immer und überall möglich.
Der Umfang von Kommunikation wächst dabei auch am Arbeitsplatz ständig. Doch die Qualität der Arbeit, das Tempo guter Entscheidungen und die Intensität geschäftlicher Beziehungen steigt nicht unbedingt proportional zur Geschwindigkeit ihrer Übermittlung. Deshalb ist bei dem umfangreichen Angebot digitaler Kommunikationsmethoden gründliche Überlegung gefragt: In welchen Fällen passt welches Mittel? Welcher ist der richtige Zeitpunkt für mein Anliegen? Wie erreiche ich meinen detailorientierten Kollegen am besten, wie den strategisch denkenden Chef und wie den älteren Kunden? Auch wenn die Auswahl an Werkzeugen digitaler Kommunikation weiter wächst, hilft es, sich gelegentlich an das Zeitalter der Schneckenpost zu erinnern: Weniger ist oft mehr und gut Ding will Weile haben. Bei Swiss Smart Media sind wir grosse Fans digitaler Kommunikation. Wie wir sie sinnvoll einsetzen können, haben wir hier für Sie zusammengetragen.
10 Tipps für erfolgreiche digitale Kommunikation am Arbeitsplatz
Effiziente, persönliche und angemessene Kommunikation mit digitalen Hilfsmitteln – so gelingt’s:
Auswahl einer geeigneten Plattform:
Entscheiden Sie sich für eine interne Kommunikations-Software, die Ihren Mitarbeitern ein positives Nutzererlebnis beschert und die Botschaften der Unternehmensleitung einfach und leicht verständlich vermitteln lässt. Auch bei der Wahl von externen Kommunikationskanälen und -programmen ist der Fokus auf die Zielgruppen das A und O.
Bereitstellung der technischen Ausstattung:
Das (digitale) Mittel der Wahl erfordert in der Regel die entsprechende Hardware und eine hervorragende Internetverbindung. Mit geeignetem Heimarbeits-Equipment sind spätestens seit der Corona-Pandemie die meisten Büro-Kollegen ausgestattet. Auch für eine funktionierende Leitung sollte gesorgt sein. Nicht überall in der Schweiz ist dies eine Selbstverständlichkeit.
Schulung auf die eingesetzten Tools:
Auch wenn intuitive Benutzerfreundlichkeit bei Kommunikationsplattformen häufig an erster Stelle steht, ist nicht jeder im Team ein Digital Native. Sorgen Sie dafür, dass alle die Werkzeuge bedienen können, die zum Arbeitsalltag gehören.
Durchdachte Struktur von Nachrichten:
Papier ist geduldig. E-Mail-Fenster auch. Bedenken Sie bei schriftlichen Nachrichten trotzdem, Ihre Botschaften oder Anliegen gut zu strukturieren. Erklären Sie so viel wie nötig, fassen Sie sich so kurz wie möglich und heben Sie visuell hervor, was Sie sich wann und von wem wünschen. Bsp: Den Mitarbeitern sollte klar sein, was eine direkte Kommunikation und was CC Kommunikation (carbon copy=zur Kenntnis) ist. Es gehen sonst unmengen von nutzloser Zeit verloren.
Wichtige Gespräche persönlich:
Digitaler Austausch ist normal, aber nicht in jedem Fall die beste Form. Führen Sie wichtige Gespräche persönlich. Dazu gehören das kritische Feedback ebenso wie der Austausch über das Wohlbefinden eines Teammitglieds, das Anlass zur Sorge gibt. Denn Augenkontakt ist auch in Videokonferenzen nicht möglich.
Definition von Auszeiten:
Legen Sie fest, wann Sie nicht erreichbar sind und wann Kollegen oder Geschäftspartner keine Antwort von Ihnen erwarten können. Auch wenn das Internet niemals schläft, sollten Sie dies tun. Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran.
Lösung für dringende Mitteilungen und Notfälle:
Richten Sie ein System ein, das alle in aussergewöhnlichen Fällen nutzen können. Dringende Anfragen oder Notfälle gehen sonst womöglich auf Kanälen unter, die der Reihe nach abgearbeitet werden. Kommunizieren Sie diese Regeln und Unterschiede deutlich in der Organisation.
Anpassung der Kommunikation an die Unternehmensziele:
Als digitales Start-Up stehen Ihnen Chat-Bots auf der Homepage womöglich gut. Als alteingesessenes Handwerksunternehmen passt eine Telefonnummer als Kontaktmöglichkeit besser zu Ihrem Betrieb. Präsentieren Sie sich auch bei der Kommunikation sowohl intern als auch extern so, wie Sie sich als Unternehmen verstehen. Austausch muss nicht um jeden Preis digital stattfinden.
Gestaltung einer Feedback-Kultur:
Ohne direkten Augenkontakt bleibt so mancher Gedanke unausgesprochen und fallen konkrete Rückmeldungen schwerer – auch positive. Laden Sie deshalb zu Feedback ein und moderieren Sie als Führungskraft das Geben und Nehmen von Feedback innerhalb eines abgesteckten Rahmens. Sie sorgen damit dafür, dass jeder Einzelne im Team besser weiss, wo er steht.
Förderung des internen Austausches:
Bei vermehrter Nutzung digitaler Kommunikationsmittel kann der menschliche Kontakt verloren gehen. Zufällige Treffen in der Kaffeeküche verschwinden und Herausforderungen werden nicht mehr im Vorbeigehen auf dem Gang geklärt. Um trotzdem einen guten Zusammenhalt im Team zu bewahren und Kooperation zu fördern, lohnt es sich, zum informellen Austausch anzuregen. Das können wöchentliche Team-Meetings mit sozialer Agenda sein oder die monatliche Freitags-Bar zum Feierabend. So bleiben Kollegen auch menschlich in Kontakt.Bei Swiss Smart Media plädieren wir gern und häufig für clevere digitale Lösungen. Auch deren angemessener Einsatz liegt uns sehr am Herzen. Wir haben oder finden gern die richtigen Werkzeuge für Sie. Lassen Sie uns gemeinsam darüber nachdenken, wie sich Ihre Kommunikation auf digitalem Wege verbessern lässt. Sprechen Sie uns an!
